内定を辞退したときのマナーと伝え方にゃん

2025年10月1日 2025年11月25日

koneko-tenshoku

🏆 【完全版】内定を辞退したときのマナーと伝え方にゃん🐾：後悔しないためのスマートな対応

こんにちは、こねこと一緒ににゃんと楽しい転職ガイドへようこそ🐱✨

転職活動で奮闘し、無事に内定を勝ち取ったものの、他の志望度の高い企業からの内定や、現職残留の決断など、やむを得ず内定を辞退しなければならないケースは多々あります。

内定辞退は、あなたの「キャリアを選択する権利」であり、なんら後ろめたいことではありません。しかし、その連絡方法やマナーを誤ると、企業に大きな迷惑をかけたり、業界の狭い繋がりの中で将来のキャリアに悪影響が出たりする可能性があります。

今回は、こねこ式で「内定辞退のマナーと伝え方」を詳しく解説します。企業に誠意と感謝を伝え、気持ちよく次のステップへ進むための完璧な方法を身につけましょう🐾。

1. 内定辞退の基本ルール：早めの連絡と手段の選択🐱

内定辞退の対応は、「スピード」と「誠意」が最も重要です。

1-1. 内定辞退は早めに伝えるが鉄則

決断したらすぐに行動： 内定辞退の連絡は、決断したらすぐに伝えるのが社会人としてのマナーです。企業は、採用枠を埋めるために次の候補者への対応や選考準備を進めています。連絡が遅れるほど、企業に大きな迷惑をかけることになります。
内定承諾期限の前に判断する🐾： 内定をもらったら、承諾期限までに家族やパートナーとしっかり話し合い、辞退の有無を判断しましょう。

1-2. 電話とメールの使い分けにゃん

内定辞退という重要な連絡は、誠意を伝えるために「まず電話」、そして「後からメールで確認」という方法がこねこ式です。

連絡手段	目的	こねこ式マナー
電話	辞退の意思と感謝の気持ちを直接伝える。	採用担当者（または責任者）宛てにかけ、簡潔に用件を伝える。
メール	連絡の記録を残す。電話で伝えた内容を書面で確認する。	電話で繋がらなかった場合の緊急連絡手段としても使用する🐱。

2. 内定辞退の「伝え方」のポイントにゃん🐾

辞退の連絡では、感謝とポジティブな辞退理由を簡潔に伝えることで、企業の採用担当者も気持ちよく受け入れてくれます。

2-1. 丁寧な言葉で感謝を伝える

内定を辞退する理由がどうであれ、企業に対して感謝の気持ちを伝えることが必須のマナーです。

感謝を明確に述べる🐱： 最初に「このたびは内定をいただき、誠にありがとうございました」と、内定をもらったことへの感謝を明確に述べましょう。
選考への配慮に触れるにゃん： 「選考の過程では、〇〇様には丁寧にご対応いただき、心より感謝しております」と、面接や選考過程でお世話になったことに触れると、より誠意が伝わります。

2-2. 辞退理由はポジティブににゃん

企業は辞退理由を必ず聞きますが、正直に全てを話す必要はありません。企業の印象を悪くするようなネガティブな理由は避け、前向きな表現にすることがこねこ式のポイントです。

ネガティブな理由（避ける）	ポジティブな言い換え（推奨）
「給与が低かった」「残業が多いと聞いた」	「長期的なキャリアプランを鑑みた結果」
「上司と合わなそうだった」	「より自分のスキルが活かせる環境で挑戦したい」
「他の会社の方が有名だから」	「入社を決めた会社でしか実現できない目標がある」

具体的に会社を否定しないこと🐾： 「御社よりも○○な会社を選びました」ではなく、「私自身の適性やキャリアプランを慎重に考えた結果、今回の決断に至りました」など、自分自身の都合であることを強調します。

3. 電話連絡の具体的な流れと話し方にゃん🐱

電話で直接伝えることで、最も誠意が伝わります。以下の流れで簡潔に伝えましょう。

3-1. 電話をかけるタイミングと相手

時間帯： 企業の始業直後（9:00〜10:00）や終業間際（17:00〜18:00）は避けて、午前中の比較的落ち着いた時間帯（10:30〜11:30）や午後の早い時間（14:00〜16:00）にかけましょう。
相手： 基本は内定通知をくれた採用担当者宛てにかけます。担当者が不在の場合は、「改めてお電話します」と伝え、時間を改めてかけ直すのが丁寧です。

3-2. 電話でのスクリプト例

あなた： 「お忙しいところ恐れ入ります。〇〇の件でご連絡いたしました、こねこ花子と申します。採用ご担当の△△様はいらっしゃいますでしょうか？」

(担当者に代わったら)

あなた： 「お忙しい中恐れ入ります。内定をいただきましたこねこです。このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。選考では大変お世話になりました。」

あなた： 「大変申し上げにくいのですが、慎重に検討した結果、誠に勝手ながら、今回は内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。」

担当者： 「差し支えなければ、辞退の理由をお聞かせいただけますか？」

あなた： 「はい。様々な可能性を検討しましたが、私自身の長期的なキャリアプランを考え、別の道を選ぶことといたしました。（ポジティブな言い換え理由を伝える）ご期待に沿えず大変申し訳ございません。」

あなた： 「つきましては、お忙しいところ恐縮ですが、今後必要な手続きがございましたら、ご教示いただけますでしょうか？」

4. 内定辞退メールの文例にゃん🐾：記録と確認のために

電話で伝えた後、または担当者が不在で電話が繋がらない場合にのみ、メールを送りましょう。

件名：内定辞退のご連絡（氏名：こねこ 花子）

株式会社〇〇
人事部 △△様

お世話になっております。内定をいただきましたこねこ 花子です。

このたびは、貴社より内定をいただき、誠にありがとうございました。
選考の過程では、貴重なお時間を割いていただき、また丁寧にご対応いただきましたこと、重ねて感謝申し上げます。

誠に勝手ながら、熟慮を重ねた結果、今回は内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
ご期待に沿えず、大変申し訳ございません。

本来であれば直接お電話にてお伝えすべきところですが、メールでのご連絡となりましたこと、ご容赦ください。
（※電話で連絡済みの場合は「本日（〇月〇日）〇時頃にお電話にてお伝えいたしましたが」と一文添える）

貴社にご迷惑をおかけし大変恐縮ですが、ご理解いただけると幸いです。
今後、必要な手続きや返送すべき書類等がございましたら、ご教示いただけますと幸いです。

末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

署名
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こねこ 花子（Koneko Hanako）
電話番号：090-xxxx-xxxx
メールアドレス：xxxxx@xxxxx.com
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5. 辞退後も関係を大切ににゃん🐱：未来への配慮

業界は狭いものです。辞退した企業が、将来的に取引先や転職先となる可能性もゼロではありません。

選考担当者への感謝メールを送る🐾： 電話や辞退メールだけでなく、選考担当者個人に、選考のフィードバックや配慮への感謝を別途送るのも、非常に丁寧な対応です。
今後のキャリアで関わる可能性を残す🐱： 辞退後もSNSやビジネス交流の場などで不誠実な態度を取らず、礼儀正しい姿勢を保つことが大切です。

7. 【最も困難なケース】内定承諾後の辞退の対応🐱

内定を一度承諾した後に辞退することは、企業にとって大きなダメージとなります。この場合でも、誠意ある対応を心がけ、謝罪を尽くすことが大切です。

■ 内定承諾後の辞退の鉄則

即座に電話で謝罪: 承諾後の辞退は、必ず電話で直接謝罪し、メールは事後の確認に留めます。
誠意をもって理由を説明: ポジティブな言い換えをしつつも、「一度お約束したにも関わらず、このような決断に至ったこと、深くお詫び申し上げます」と、自分の非を認める姿勢を強調します。
企業への配慮を示す: 「新しい方の採用活動をすぐ開始できるよう、迅速にご連絡いたしました」など、企業側の事情への配慮を一言添えます。

🚨 法的・実務的なリスクについて

内定承諾は法的には雇用契約の成立と見なされますが、原則として入社日の2週間前までであれば辞退の自由が認められています（民法627条）。しかし、企業が損害賠償を請求するケースは極めて稀です。

損害賠償: 請求されることはほとんどありませんが、内定辞退の理由を正直かつ誠意をもって伝え、穏便に解決することが最善策です。
提出書類の返却: 企業に提出した入社誓約書や身元保証書などの書類は、返却または破棄を依頼しましょう。

8. エージェント（紹介会社）を通す場合の戦略🐾

転職エージェントを利用している場合、内定辞退の連絡はすべてエージェントに任せるのが基本です。

■ エージェント活用によるメリット

交渉の代行: エージェントがあなたの代わりとなって、企業に辞退の連絡と理由を伝達してくれます。企業との間にワンクッション入ることで、感情的なトラブルを防げます。
辞退理由の調整: 企業に伝えても問題ないよう、エージェントが辞退理由をポジティブかつ論理的に調整してくれます。
マナーの担保: エージェントがプロとして、企業への最大限の配慮とマナーをもって対応してくれるため、あなたの評判が落ちることを防げます。

【こねこ式ルール】エージェントに辞退の意向を伝える際は、決定した理由と企業への感謝の気持ちを明確に伝え、後は全て任せて大丈夫ですにゃん。エージェントは辞退の連絡も仕事の一つです。

9. 辞退後、提出物の返却手続きを確実ににゃん🐱

内定を辞退する際、企業から受け取った書類や提出を求められた書類の取り扱いについても確認が必要です。

返却を求めるもの:
- 入社承諾書・誓約書: 企業が作成したものなので、返却（または破棄）を求められます。
- 企業資料: 企業秘密が含まれる資料は返却が必要です。
確認すべきこと:
- 健康診断結果: 企業が費用を負担した場合、返却は不要ですが、その後の取り扱い（破棄など）について確認します。
- 給与明細や源泉徴収票: 退職先ではないため、関係ありません。